תיק ניהול, מדריך מדיניות הפעלה

 כתיבת מדריך הפעלה, המגדיר את "* מדיניות ניהול", יוצר שיטה ניהולית סדורה של כל הפעולות הנדרשות לניהול עסק תקין המאפשרת לעסק להמשיך ולפעול היטב בכל מצב ללא תלות בהעדרם או עזיבתם של עובדי מפתח ולמעשה מדובר ביצרת מנגנון ניהולי המאפשר קליטה ושילוב של בעלי תפקידים בעסק בצורה מהירה ומדויקת ולצמצם למינימום תקלות של היעדר מיומנות תפעולית.

תיק הניהול מגדיר שיטה עקבית למדידה וביצוע נכון של פעולות מוגדרות מראש בכל ההיבטים של עסק:

1. גיבוי ניהול מידע ונתונים
2. תקשורת ודיווח
3. אסטרטגיה עסקית
4. שיווק
5. מכירות
6. ניהול קשרי לקוחות
7. שירות לקוחות
8. ניהול פיננסי ומדידה ביצועים
9. גיוס, הכשרה ופיתוח של עובדים, הליך פיטורים תקין
10. משכורות ותנאי עבודה
11. הזמנות רכש ומוצרים
12. תחזוקה ותיקונים
13. טיפול והתנהגות במצבי חירום, וכו'

* מדיניות הניהול היא למעשה אוסף של כללים ונהלים ("כחוקי תנועה") המשרתים מטרות משותפות לטובת הלקוחות, העובדים, המנהלים והבעלים של החברה.

הגדרות ראשוניות:

1. הגדרת מטרות ויעדים.
2. הגדרת כוח האדם הנדרש.
3. הגדרת מבנה ארגוני ותקשורת בין התפקידים עסקיים.

סעיף זה מתייחס לתשתיות הנדרשות על מנת ליצור מערכת ניהול עקבית המאפשרת לעסק להמשיך ולפעול בכל מצב, ללא קשר להיעדרות או העזיבה של עובדי מפתח ומבוסס על העובדה שיצרת מנגנון מנהלי, המאפשר תקשורת מהירה ומדויקת בין בעלי תפקידים. (ראשית עלינו לעצב את העסק שלנו, ולאחר מכן העסק שלנו מעצב אותנו).

• הגדרות תפקיד: אחריות והישגים הנדרשים.
• הגדרת יעדים וכלי מדידה להצלחה לכל תפקיד.
• הגדרת דוחות מדידה על בסיס יומי / שבועי / חודשי, ניתוחם והמרתם לפעולות נדרשות.
• תרגום סטטיסטי לכל מחלקה בעסק לסדר פעולות הנדרשות על מנת להשיג את היעדים = השגת תוצאות
• כלים לתכנון לוח זמנים שבועי שיאפשר תיאום משימות בין כל בעלי התפקידים.