בניית תשתית לתיק ניהול ומדיניות הפעלה
בניית התשתית ליצירת שיטה ניהולית סדורה מאפשרת לעסק להמשיך ולפעול היטב בכל מצב ללא תלות בהעדרם או עזיבתם של עובדי מפתח ולמעשה מדובר ביצרת מנגנון ניהולי המאפשר קליטה ושילוב של בעלי תפקידים בעסק בצורה מהירה ומדויקת.
מטרתו של תיק המדיניות ליצור מנגנון מאורגן ומסודר של כל הפעולות הנדרשות לניהול עסק תקין שעובד ללא תלות בידע השמור באופן אישי לבעלי תפקידים ספציפיים שעשויים להתחלף. באופן זה ניתן יהיה לקלוט ולהכשיר עובדים חדשים בקלות, במהירות ולצמצם למינימום תקלות של היעדר מיומנות תפעולית.
תהליך זה מלווה במספר פעולות ראשוניות מחייבות על מנת שניתן יהיה "לקבע" דפוסי עבודה הכרחיים להשגת תוצאות טובות יותר בכל אחד מהסעיפים הנזכרים מעלה ולהיות מסוגלים לכמת את היקף העבודה שיש לבצע בכל מחלקה (כמו איסוף "לידים", שיחות יוצאות, ניהול פגישות מכירה וכו').
הגדרות ראשוניות: יעדים וכוח אדם נדרש להשגתם
- הגדרת מטרות ויעדים לכל תחום ובעלי תפקידים.
- הגדרת מצבת כוח אדם נדרש/שעות עבודה נדרשות.
- הגדרות תפקידים, תחומי אחריות והישג נדרש במונחי תוצאות (תפוקה והדרך למדידתה).
- קביעת יעדים ומדדי הצלחה לכל תפקיד.
- בנייה/שדרוג של דוחות מדידה מתוזמנים על בסיס יומי/שבועי/חודשי, ניתוחם והבנת המשמעויות .
- תרגום מדדים סטטיסטיים לפעולות נדרשות בעסק על מנת להשיג יעדים = ניהול לתוצאות
- לוח עבודה שבועי לבעלי תפקידים (ניהול משימות קבועות)
- כלים לתכנון לו"ז שבועי וגם לעמידה במשימות.
בניית תשתית לתיק מדיניות הפעלה וניהול המגדיר שיטה סדורה למעקב אחר ביצוע תקין של פעולות מוגדרות מראש בכל היבטי העסק בניהם:
- ניהול המידע וגיבוי נתונים
- תקשורת ודיווח
- אסטרטגיה עסקית
- שיווק
- מכירות
- ניהול קשרי לקוחות
- שירות לקוחות
- ניהול פיננסי ומדידת ביצועים
- גיוס והכשרת עובדים, פיטורי עובדים
- משכורות ותנאי עבודה
- אחזקה ותיקונים
- טיפול והתנהגות במצבי חירום
- ועוד....